GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI
PERSONALI
PROVVEDIMENTO 20 settembre 2000
Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro. (Provvedimento n.
1/2000).
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano
Rodota', presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Ugo De
Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli,
segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive
modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti
rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata
legge n. 675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei a
rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro
genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonche' i dati
personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Visto l'art. 22, comma 3 e comma 3-bis, della medesima
legge, rispettivamente modificato e introdotto dall'art. 5 del decreto legislativo 11
maggio 1999, n. 135;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici
economici possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorita' e con
il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il Garante puo' rilasciare le
autorizzazioni, anche d'ufficio, nei confronti di singoli titolari o, con provvedimenti
generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge
n. 675/1996, come sostituito dall'art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997,
n. 123);
Vista l'autorizzazione del Garante adottata il 29 settembre
1999 relativa al trattamento dei dati "sensibili" nei rapporti di lavoro,
pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il 2 ottobre 1999 e avente
efficacia fino al 30 settembre 2000;
Visti i risultati positivi conseguiti con le autorizzazioni
generali rilasciate negli anni precedenti, che sono risultate uno strumento idoneo per
prescrivere ed uniformare le misure e gli accorgimenti a garanzia degli interessati,
tenendo conto dei diritti e degli interessi meritevoli di tutela degli operatori che
verrebbero penalizzati dalla necessaria richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori;
Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare nuove
autorizzazioni generali anche al fine di proseguire la semplificazione degli adempimenti
che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate categorie di titolari, nonche' di
assicurare una migliore funzionalita' dell'Ufficio del Garante e di armonizzare le
prescrizioni da impartire con le autorizzazioni, alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che tali nuove autorizzazioni
provvisorie siano a tempo determinato, in conformita' anche a quanto previsto dal
regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento dell'Ufficio di questa
Autorita' emanato con decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Ritenuta la necessita' che anche le nuove autorizzazioni
prendano in considerazione le finalita' dei trattamenti, le categorie di dati, di
interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione, nonche' il periodo di
conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di tali aspetti e' prevista dalla
legge n. 675/1996 ai fini dell'applicazione delle norme sull'esonero dall'obbligo della
notificazione e sulla notificazione semplificata (art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessita' di garantire il rispetto di
alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i
trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta' fondamentali, nonche' per la
dignita' delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l'identita'
personale, princi'pi valutati anche sulla base delle raccomandazioni adottate in materia
dal Consiglio d'Europa;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati
sensibili e' effettuato ai fini dell'adempimento di obblighi contabili, retributivi,
previdenziali, assistenziali, fiscali e assicurativi nell'ambito dei rapporti di lavoro, e
che e' pertanto necessario che tali trattamenti formino oggetto di un'autorizzazione
generale ai sensi dell'art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona
penalmente la violazione delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di
sicurezza previsto dall'art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996 e adottato con decreto
del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica
31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con
deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana n. 162 del 13 luglio 2000;
Relatore il prof. Stefano Rodota';
Autorizza il trattamento dei dati sensibili di cui all'art.
22, comma 1, della legge n. 675/1996, finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro,
alle condizioni di seguito indicate.
1) Ambito di applicazione.
La presente autorizzazione e' rilasciata senza richiesta di
parte:
a) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli
enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che
utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee ai sensi della
legge 24 giugno 1997, n. 196, o che comunque conferiscono un incarico professionale alle
figure indicate al successivo punto 2, lettere b) e c);
b) ad organismi paritetici e ad altri organismi che
gestiscono osservatori in materia di lavoro, previsti dalla normativa comunitaria, dalle
leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi anche aziendali.
L'autorizzazione riguarda anche l'attivita' svolta dal
medico competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in qualita' di libero
professionista o di dipendente dei soggetti di cui alla lettera a) o di strutture
convenzionate.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo' riguardare i dati sensibili attinenti:
a) a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro
temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato, formazione e lavoro, ovvero ad
associati anche in compartecipazione e, se necessario in base ai punti 3) e 4), ai
relativi familiari e conviventi;
b) a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti,
rappresentanti e mandatari;
c) a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e
continuative o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione con i soggetti
di cui al punto 1);
d) a candidati all'instaurazione dei rapporti di lavoro di
cui alle lettere precedenti;
e) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle
persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui al punto 1);
f) a terzi danneggiati nell'esercizio dell'attivita'
lavorativa o professionale dai soggetti di cui alle precedenti lettere.
3) Finalita' del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere necessario:
a) per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici
obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa comunitaria, da leggi,
da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, in particolare ai fini del
rispetto della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in
materia di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonche' in materia fiscale,
di tutela della salute, dell'ordine e della sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in
conformita' alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della
contabilita' o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti,
liberalita' o benefici accessori;
c) per il perseguimento delle finalita' di salvaguardia
della vita o dell'incolumita' fisica dell'interessato o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto anche da parte di
un terzo in sede giudiziaria, nonche' in sede amministrativa o nelle procedure di
arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria,
dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempreche', qualora i dati siano idonei a
rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere sia
di rango pari a quello dell'interessato;
e) per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nel rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia;
f) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di
assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilita' del
datore di lavoro in materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di malattie
professionali o per i danni cagionati a terzi nell'esercizio dell'attivita' lavorativa o
professionale;
g) per garantire le pari opportunita'.
4) Categorie di dati.
Il trattamento puo' avere per oggetto i dati strettamente
pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalita' di cui al punto 3), e in
particolare:
a) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni
religiose, filosofiche o di altro genere, ovvero l'adesione ad associazioni od
organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati concernenti la fruizione di
permessi e festivita' religiose o di servizi di mensa, nonche' la manifestazione, nei casi
previsti dalla legge, dell'obiezione di coscienza;
b) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni
politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere
politico o sindacale, i dati concernenti l'esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi
politici (sempreche' il trattamento sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o
di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti
collettivi anche aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche iniziative, nonche' i
dati inerenti alle attivita' o agli incarichi sindacali, ovvero alle trattenute per il
versamento delle quote di servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni
od organizzazioni politiche o sindacali;
c) nell'ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di
salute, i dati raccolti in riferimento a malattie anche professionali, invalidita',
infermita', gravidanza, puerperio o allattamento, ad infortuni, ad esposizioni a fattori
di rischio, all'idoneita' psico-fisica a svolgere determinate mansioni o all'appartenenza
a categorie protette.
5) Modalita' di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15 e
17 della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica n. 318/1999,
concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza e i limiti posti ai trattamenti
automatizzati volti a definire il profilo o la personalita' degli interessati, il
trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante
forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle
finalita' di cui al punto 3).
La comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di
regola direttamente a quest'ultimo o a un suo delegato, in plico chiuso o con altro mezzo
idoneo a prevenirne la conoscenza da parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso
la previsione di distanze di cortesia.
Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso
scritto dell'interessato e di informare l'interessato medesimo, in conformita' a quanto
previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996.
6) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9,
comma 1, lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati
per un periodo non superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi o ai compiti
di cui al punto 3), ovvero per perseguire le finalita' ivi menzionate. A tal fine, anche
mediante verifiche periodiche, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza
e la non eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all'incarico in
corso, da instaurare o cessati.
7) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e, ove
necessario diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle
finalita' di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi organismi
sanitari, casse e fondi di previdenza ed assistenza sanitaria integrativa anche aziendale,
agenzie di intermediazione, associazioni di datori di lavoro, liberi professionisti,
societa' esterne titolari di un autonomo trattamento di dati e familiari dell'interessato.
Ai sensi dell'art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996, i
dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi, solo se necessario per
finalita' di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l'osservanza delle
norme che regolano la materia.
I dati idonei a rivelare la vita sessuale non possono
essere diffusi.
8) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di
autorizzazione a questa Autorita', qualora il trattamento che si intende effettuare sia
conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno
anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi
accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.
Il Garante non prendera' in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita' alle prescrizioni del
presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del
tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.
9) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa
comunitaria, da norme di legge o di regolamento, che stabiliscono divieti o limiti in
materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute:
a) nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che
vieta al datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di
lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche,
religiose o sindacali del lavoratore, nonche' su fatti non rilevanti ai fini della
valutazione dell'attitudine professionale del lavoratore;
b) nell'art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta
ai datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei dipendenti o in
persone prese in considerazione per l'instaurazione di un rapporto di lavoro, l'esistenza
di uno stato di sieropositivita';
c) nelle norme in materia di pari opportunita' o volte a
prevenire discriminazioni.
10) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1o
ottobre 2000, fino al 31 dicembre 2001.
La presente autorizzazione sara' pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
