L GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe
Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del
dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia di protezione dei dati
personali;
Visto l'art. 4, comma 1, lett. e), del Codice, il quale individua i dati giudiziari;
Visti, in particolare, gli articoli 21, comma 1, e 27 del Codice, che consentono il trattamento di dati
giudiziari, rispettivamente, da parte di soggetti pubblici e di privati o di enti pubblici economici, soltanto
se autorizzato da espressa disposizione di legge o provvedimento del Garante che specifichino le finalità
di rilevante interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e le precise operazioni eseguibili;
Visti gli articoli 20, commi 2 e 4, e le disposizioni relative a specifici settori di cui alla Parte II, del Codice
e, in particolare, i Capi III e IV del Titolo IV, nel quale sono indicate finalità di rilevante interesse
pubblico che rendono ammissibile il trattamento di dati giudiziari da parte di soggetti pubblici;
Visto l'art. 22 del Codice, il quale prevede i principi applicabili al trattamento di dati sensibili e giudiziari
da parte di soggetti pubblici;
Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere autorizzato dal Garante anche d'ufficio
con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di trattamenti
(art. 40 del Codice);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultate uno strumento
idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua la richiesta
di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza il 31 dicembre
2005, armonizzando le prescrizioni già impartite alla luce dell’esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano provvisorie e a tempo determinato, ai sensi
dall'art. 41, comma 5, del Codice, e, in particolare, efficaci per il periodo di diciotto mesi;
Visti gli articoli 51 e 52 del Codice in materia di informatica giuridica e ritenuta la necessità di favorire la
prosecuzione dell'attività di documentazione, studio e ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto
riguarda la diffusione di dati relativi a precedenti giurisprudenziali, in ragione anche dell'affinità che tali
attività presentano con quelle di manifestazione del pensiero già disciplinate dall'art. 137 del Codice;
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno
o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la
dignità delle persone, e, in particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali sancito all'art. 1 del
Codice;
Visto l'art. 167 del Codice;
Visto l'art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i dati trattati in violazione della disciplina
rilevante in materia di trattamento di dati personali non possono essere utilizzati;
Visti gli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare tecnico di cui all'Allegato B) al medesimo Codice
recanti norme e regole sulle misure di sicurezza;
Visto l'art. 41 del Codice;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento
del Garante n. 1/2000;
Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;
Autorizza
i trattamenti di dati giudiziari per le finalità di rilevante interesse pubblico di seguito specificate ai sensi
degli articoli 21 e 27 del Codice, secondo le prescrizioni di seguito indicate.
Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi informativi e i programmi informatici sono
configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da
escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate
mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare
l'interessato solo in caso di necessità, in conformità all'art. 3 del Codice.
Capo I - Rapporti di lavoro
1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, a persone fisiche e giuridiche, enti, associazioni ed
organismi che:
a) sono parte di un rapporto di lavoro;
b) utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee;
c) conferiscono un incarico professionale a consulenti, liberi professionisti, agenti,
rappresentanti e mandatari.
Il trattamento deve essere indispensabile per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici
obblighi o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, da regolamenti o
da contratti collettivi, anche aziendali, e ai soli fini della gestione del rapporto di lavoro, anche autonomo
o non retribuito od onorario.
L'autorizzazione è altresì rilasciata a soggetti che in relazione ad un'attività di composizione di
controversie esercitata in conformità alla legge svolgono un trattamento indispensabile al medesimo fine.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono
Il trattamento può riguardare dati attinenti a soggetti che hanno assunto o intendono assumere la
qualità di:
a) lavoratori subordinati, anche se parti di un contratto di apprendistato, o di formazione e
lavoro, o di inserimento, o di lavoro ripartito, o di lavoro intermittente o a chiamata, ovvero
prestatori di lavoro nell’ambito di un contratto di somministrazione, o in rapporto di
tirocinio, ovvero di associati anche in compartecipazione o di titolari di borse di lavoro e di
rapporti analoghi;
b) amministratori o membri di organi esecutivi o di controllo;
c) consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari.
Capo II - Organismi di tipo associativo e fondazioni
1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento
L'autorizzazione è rilasciata anche senza richiesta:
a) ad associazioni anche non riconosciute, ivi compresi partiti e movimenti politici,
associazioni ed organizzazioni sindacali, patronati, associazioni a scopo assistenziale o di
volontariato, a fondazioni, comitati e ad ogni altro ente, consorzio od organismo senza
scopo di lucro, dotati o meno di personalità giuridica, nonché a cooperative sociali e società
di mutuo soccorso di cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile
1886, n. 3818;
b) ad enti ed associazioni anche non riconosciute che curano il patrocinio, il recupero,
l'istruzione, la formazione professionale, l'assistenza socio-sanitaria, la beneficenza e la
tutela di diritti in favore dei soggetti cui si riferiscono i dati o dei relativi familiari e
conviventi.
Il trattamento deve essere indispensabile per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dall'atto
costitutivo, dallo statuto o da un contratto collettivo.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono
Il trattamento può riguardare dati attinenti:
a) ad associati, soci e aderenti, nonché, nei casi in cui l'utilizzazione dei dati sia prevista
dall'atto costitutivo o dallo statuto, a soggetti che presentano richiesta di ammissione o di
adesione;
b) a beneficiari, assistiti e fruitori delle attività o dei servizi prestati dall'associazione,
dall'ente o dal diverso organismo.
Capo III - Liberi professionisti
1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento
L'autorizzazione è rilasciata anche senza richiesta ai:
a) liberi professionisti, anche associati, tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l'esercizio di
un'attività professionale in forma individuale o associata, anche in conformità al decreto
legislativo 2 febbraio 2001, n. 96 o alle norme di attuazione dell'art. 24, comma 2, della
legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema di attività di assistenza e consulenza;
b) soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali, istituiti anche ai sensi dell'art.
34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 e successive modificazioni e
integrazioni, recante l'ordinamento della professione di avvocato;
c) sostituti e ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi dell'art. 2232 del
codice civile, praticanti e tirocinanti, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo
trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero professionista.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono
Il trattamento può riguardare dati attinenti ai clienti.
I dati relativi ai terzi possono essere trattati solo ove ciò sia strettamente indispensabile per eseguire
specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati e legittimi.
Capo IV - Imprese bancarie ed assicurative ed altri trattamenti
1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento
L'autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta:
a) ad imprese autorizzate o che intendono essere autorizzate all'esercizio dell'attività
bancaria e creditizia, assicurativa o dei fondi pensione, anche se in stato di liquidazione
coatta amministrativa, ai fini:
1.dell'accertamento, nei casi previsti dalle leggi e dai regolamenti, del requisito di onorabilità
nei confronti di soci e titolari di cariche direttive o elettive;
2.dell'accertamento, nei soli casi espressamente previsti dalla legge, di requisiti soggettivi e di
presupposti interdittivi;
3.dell'accertamento di responsabilità in relazione a sinistri o eventi attinenti alla vita umana;
4.dell'accertamento di situazioni di concreto rischio per il corretto esercizio dell'attività
assicurativa, in relazione ad illeciti direttamente connessi con la medesima attività. Per questi
ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di dati registrati in una specifica banca di dati ai sensi
dell'art. 4, comma 1, lett. p), del Codice, il titolare deve inviare al Garante una dettagliata
relazione sulle modalità del trattamento;
b) a soggetti titolari di un trattamento di dati svolto nell'ambito di un'attività di richiesta,
acquisizione e consegna di atti e documenti presso i competenti uffici pubblici, effettuata
su incarico degli interessati;
c) alle società di intermediazione mobiliare, alle società di investimento a capitale
variabile, e alle società di gestione del risparmio e dei fondi pensione, ai fini
dell'accertamento dei requisiti di onorabilità in applicazione della normativa in materia di
intermediazione finanziaria e di previdenza o di forme pensionistiche complementari, e di
eventuali altre norme di legge o di regolamento.
2) Ulteriori trattamenti
L'autorizzazione è rilasciata altresì:
a) a chiunque, per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede
giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione
nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti
collettivi, sempre che il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello
dell'interessato e i dati siano trattati esclusivamente per tale finalità e per il periodo
strettamente necessario per il suo perseguimento;
b) a chiunque, per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di
quanto previsto dalle leggi e dai regolamenti in materia;
c) a persone fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che esercitano un'attività di
investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art. 134 del regio decreto 18
giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni e integrazioni).
Il trattamento deve essere necessario:
1) per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far valere o difendere in sede
giudiziaria un proprio diritto di rango pari a quello del soggetto al quale si riferiscono i dati,
ovvero di un diritto della personalità o di un altro diritto fondamentale ed inviolabile;
2) su incarico di un difensore in riferimento ad un procedimento penale, per ricercare e
individuare elementi a favore del relativo assistito da utilizzare ai soli fini dell'esercizio del
diritto alla prova (articolo 190 del codice di procedura penale e legge 7 dicembre 2000, n.
397);
d) a chiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di legge in materia di
comunicazioni e certificazioni antimafia o in materia di prevenzione della delinquenza di
tipo mafioso e di altre gravi forme di manifestazione di pericolosità sociale, contenute
anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, e successive modificazioni ed integrazioni, o per
poter produrre la documentazione prescritta dalla legge per partecipare a gare d'appalto;
e) a chiunque, ai fini dell'accertamento del requisito di idoneità morale di coloro che
intendono partecipare a gare d'appalto, in adempimento di quanto previsto dalla normativa
in materia di appalti.
Capo V - Documentazione giuridica
1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento
L'autorizzazione è rilasciata per il trattamento, ivi compresa la diffusione, di dati per finalità di
documentazione, di studio e di ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la raccolta e
la diffusione di dati relativi a pronunce giurisprudenziali, nel rispetto di quanto previsto dagli articoli 51 e
52 del Codice.
Capo VI - Prescrizioni comuni a tutti i trattamenti
Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati si applicano, altresì, le seguenti
prescrizioni:
1) Dati trattati
Possono essere trattati i soli dati essenziali per le finalità per le quali è ammesso il trattamento e che
non possano essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati
personali di natura diversa.
2) Modalità di trattamento
Il trattamento dei dati deve essere effettuato unicamente con operazioni, nonché con logiche e mediante
forme di organizzazione dei dati strettamente indispensabili in rapporto agli obblighi, ai compiti o alle
finalità precedentemente indicati. Fuori dei casi previsti dai Capi IV, punto 2 e V, o nei quali la notizia è
acquisita da fonti accessibili a chiunque, i dati devono essere forniti dagli interessati nel rispetto della
disciplina prevista dal d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313.
3) Conservazione dei dati
Con riferimento all'obbligo previsto dall'art. 11, comma 1, lett.era e) del Codice, i dati possono essere
conservati per il periodo di tempo previsto da leggi o regolamenti e, comunque, per un periodo non
superiore a quello strettamente necessario per le finalità perseguite.
Ai sensi dell'art. 11, comma 1, lett. c), d) ed e) del Codice, i soggetti autorizzati verificano
periodicamente l'esattezza e l'aggiornamento dei dati, nonché la loro pertinenza, completezza, non
eccedenza e necessità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi. Al fine di assicurare che i dati siano
strettamente pertinenti, non eccedenti e indispensabili rispetto alle finalità medesime, i soggetti
autorizzati valutano specificamente il rapporto tra i dati e i singoli obblighi, compiti e prestazioni. I dati
che, anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono
essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento
che li contiene. Specifica attenzione è prestata per la verifica dell'essenzialità dei dati riferiti a soggetti
diversi da quelli cui si riferiscono direttamente gli obblighi, i compiti e le prestazioni.
4) Comunicazione e diffusione
I dati possono essere comunicati e, ove previsto dalla legge, diffusi, a soggetti pubblici o privati nei limiti
strettamente indispensabili per le finalità perseguite e nel rispetto, in ogni caso, del segreto
professionale e delle altre prescrizioni sopraindicate.
5) Richieste di autorizzazione
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono
tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione al Garante, qualora il trattamento che si intende
effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione
del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.
Il Garante si riserva l'adozione di ogni altro provvedimento per i trattamenti non considerati nella
presente autorizzazione.
Per quanto riguarda invece i trattamenti disciplinati nel presente provvedimento, il Garante non prenderà
in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle relative
prescrizioni, salvo che, ai sensi dell'art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato da circostanze
del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che
stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle
disposizioni contenute nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, fatto salvo dall'art. 113 del Codice,
che vieta al datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di
effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore,
nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del lavoratore e dall'art.
10 del d.lg. 10 settembre 2003, n. 276, che vieta alle agenzie per il lavoro e agli altri soggetti privati
autorizzati o accreditati di effettuare determinate indagini o comunque trattamenti di dati ovvero di
preselezione di lavoratori.
6) Efficacia temporale e disciplina transitoria
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° gennaio 2006 fino al 30 giugno 2007, salve
eventuali modifiche che il Garante ritenga di dover apportare in conseguenza di eventuali novità
normative rilevanti in materia.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 21 dicembre 2005
IL PRESIDENTE
Pizzetti
IL RELATORE
Chiaravalloti
IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli
Il testo di questo provvedimento non riveste carattere di
ufficialità e non è sostitutivo in alcun modo della pubblicazione ufficiale
cartacea. La consultazione e' gratuita.
Fonte: Istituto poligrafico e Zecca dello Stato