Regolamento comunale

Codice di comportamento degli organi delle società e degli enti controllati


Data: 29-12-2009
Pubblicato su: Albo Pretorio del Comune li 29-12-2009

Approvato con delibera di Giunta Comunale n. 201 del 29/12/2009



Principi e finalità del documento

Alla luce degli indirizzi strategici individuati dall’amministrazione comunale e degli obiettivi di tutela e perseguimento di interessi di pubblica utilità, con riferimento alle società partecipate, il Comune di Jesi ha redatto il presente Codice di comportamento degli organi delle società e degli enti partecipati al fine di applicare alcuni criteri operativi volti a garantire il rispetto delle prescrizioni normative ed a soddisfare le esigenze informative dell’amministrazione sull’attività delle società e degli enti partecipati.

La scelta di ricorrere a questo strumento è dettata da più elementi che, a vario titolo, hanno concorso alla emanazione del presente codice. Tra questi, si possono ricordare:

  • l'analisi del contesto di riferimento ed il riconoscimento delle diverse organizzazioni e soggetti giuridici preposti all’erogazione dei servizi in oggetto;
  • l’approccio adottato dall’amministrazione in merito alle scelte di partecipazione in società o enti che svolgono attività classificabili come servizi pubblici;
  • la necessità di omogeneizzare le modalità di circolazione delle informazioni tra l’amministrazione comunale ed i manager in seno agli organi amministrativi di dette società o enti;
  • velocizzare i processi decisionali in seno agli organi di governo tramite la definizione di regole di comportamento precise e vincolanti per i manager.

 

Art. 1
Definizioni

 

In relazione ad alcuni termini tecnici utilizzati nel presente testo si assumono, per la loro applicazione, le seguenti definizioni:
a) Governance: complesso di strumenti in grado di governare il processo di decentramento dei servizi comunali, rendendone effettivi l’attività di indirizzo ed il controllo;
b) UOC Società Partecipate: unità specialistica cui fanno capo le attività di analisi degli strumenti di controllo delle partecipazione comunali e degli strumenti di controllo dell’efficienza per la formulazione di proposte agli organi politici, relativamente alle funzioni previste dal regolamento di organizzazione;
c) UOC Sviluppo Organizzativo e controllo strategico: unità specialistica cui fanno capo le attività di analisi degli strumenti di controllo delle partecipazione comunali e degli strumenti di controllo dell’efficienza per la formulazione di proposte agli organi politici, relativamente alle funzioni previste dal regolamento di organizzazione;
d) Comitato per la governance: organismo di interfaccia tra livello strategico dell’ente e struttura
gestionale, che esamina le risultanze dell’attività di monitoraggio ed orienta le valutazioni di carattere strategico da riportare agli organi politici;
e) Società "in house providing": società partecipata nei confronti della quale l’ente socio deve esercitare un controllo analogo a quello esercitato sui propri servizi, ai sensi dell’art. 113, comma 15, del T.U. n. 267/2000, o che possono essere affidatarie dirette di servizi strumentali all’attività dell’ente socio o di funzioni relative ad attività di competenza dell’ente socio;
f) Società, aziende, enti o istituzioni controllati (nel testo abbreviati con la locuzione "società controllate" o "enti controllati"): organismi in cui vi sia almeno il 20% di partecipazione da parte dell’ente socio o che da questi riceva, in via continuativa, una sovvenzione, in tutto o in parte continuativa, quando la parte facoltativa superi nell’anno il dieci per cento del totale delle sue entrate (art 63, comma 1, del T.U. 267/2000).

Art. 2
Ambito di applicazione

1. Il presente codice di comportamento è indirizzato al raggiungimento di finalità di pubblico interesse, tenuto conto di quanto stabilito dalle seguenti fonti primarie:
a) riforma del diritto societario, D. Lgs. n. 6/2003, che prevede all’art. 2497 responsabilità dirette per gli enti che esercitano attività di direzione e coordinamento di società;
b) D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, recante la disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’art. 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300;
c) T.U.E.L. n. 267/2000, che impone obblighi di vigilanza su tutte le partecipazioni comunali, e segnatamente l’art. 113 che, in particolare, richiede al Comune di esercitare un “controllo analogo” per l’affidamento dei servizi pubblici “in house”.
2. Gli organismi partecipati dal Comune di Jesi si distinguono in:
a) organismi aventi autonomia giuridica e gestionale, quali: (i) società di capitali anche in forma consortile; (ii) associazioni riconosciute; (iii) associazioni non riconosciute; (iv) fondazioni; (v) consorzi ex art. 31 T.U. 267/2000; (vi) aziende ex art. 114 T.U. 267/2000; (vii) agenzie pubbliche di emanazione regionale; (viii) aziende di servizi (ex IPAB);
b) organismi aventi solo autonomia gestionale, quali: (i) istituzioni ex art. 114 T.U. 267/2000; (ii) agenzie ed associazioni intercomunali rette da convenzioni.

Art. 3
Modalità di presidio

1. L’amministrazione definisce alcune modalità di controllo rivolte alle società od enti partecipati, con l’obiettivo di delineare un quadro chiaro ed analitico della quantità e della tipologia di informazioni che i membri degli organi di governo delle società partecipate, sono tenuti a fornire all’amministrazione ai fini di un effettivo controllo delle attività realizzate.
2. Le tipologie di controllo si articolano nel modo seguente:
a) controllo societario intendendosi come tale il controllo che si esplica nella fase di formazione dello statuto e dei suoi aggiornamenti, nella definizione del sistema di governance nell’ambito delle alternative consentite dal diritto societario, nella scrittura dei patti parasociali e dei patti di sindacato, nell’esercizio dei poteri di nomina degli amministratori e nella fissazione dei criteri di distribuzione delle deleghe;
b) controllo economico/finanziario: attraverso il monitoraggio: (a) ex ante, orientato all’analisi del piano industriale e del budget; (b) concomitante (report periodici economico/finanziari sullo stato di attuazione del budget,); (c) ex post (analisi di bilancio).
c) controllo di efficienza/efficacia al fine di garantire il raggiungimento degli obiettivi e delle finalità dell’amministrazione. Detto controllo si esplica attraverso un’attività di monitoraggio: (a) ex
ante (definizione del contratto di servizi e della carte dei servizi e analisi dei piani industriali);
(b) concomitante (report periodici sullo stato di attuazione degli obiettivi previsti nei contratti di servizio e nei piani industriali); (c) ex post (valutazione degli standard quali-quantitativi, analisi del grado di soddisfazione dell’utenza, misurazione dell’outcome, relazione sulla gestione del consiglio di amministrazione);
d) controllo sul valore delle partecipazioni al fine di poter compiere scelte di investimento o disinvestimento.
3. Le modalità e l’intensità del presidio attuato mediante la governance si differenzia in relazione alla distinzione fra: (a) società, aziende, enti o istituzioni affidatari di servizi pubblici locali a loro volta suddivisi in: (i) organismi per i quali il controllo si esplica direttamente; (ii) organismi per i quali il controllo si esplica tramite agenzie di ambito territoriale superiore o tramite convezione fra più enti locali; (b) organismi di cui alla lettera (a) costituiti per l’espletamento di servizi strumentali all’attività dell’ente e per lo svolgimento di funzioni o attività di competenza comunale.
4. Le modalità e l’intensità del presidio attuato si differenziano inoltre in relazione alla distinzione fra: (i) mera o prevalente finalità di valorizzazione della partecipazione, nel qual caso assumono particolare rilievo le tipologie di controllo “di efficienza” e "sul valore"; (ii) prevalente finalità di raggiungimento di obiettivi predeterminati nella gestione di servizi pubblici o nella gestione di funzioni di interesse pubblico, nel qual caso assume particolare rilievo la tipologia di controllo "societario", "di efficienza" e "di efficacia".

Art. 4
Modello di governance

1. Il modello di governance disciplina le relazioni con gli organi sociali della società o dell’ente partecipato; esso definisce un organico sistema di programmazione e controllo attraverso il quale il Comune può esercitare in modo efficace il proprio ruolo di indirizzo e controllo. A tal fine, nella definizione degli statuti sociali, gli organi comunali ed i rappresentanti del Comune assumono atti e comportamenti idonei ad introdurre le seguenti clausole di governance:
a) l’assemblea dei soci approva entro il 31 dicembre di ogni anno un budget per l’esercizio successivo e un piano industriale pluriennale contenente gli obiettivi di massima sulle attività e sulla
situazione patrimoniale e finanziaria;
b) il Consiglio di Amministrazione trasmette annualmente al Comune, entro il termine stabilito dal Regolamento di Contabilità, la proposta del budget per l’esercizio successivo e del piano industriale pluriennale;
c) il Consiglio di Amministrazione trasmette ai soci, entro il 31 luglio di ogni anno, una relazione semestrale sull’andamento della situazione economico-finanziaria e sullo stato di attuazione del contratto di servizio;
d) il Consiglio di Amministrazione illustra l’attuazione degli obiettivi indicati nel budget e nel piano
industriale in apposita sezione della relazione sulla gestione prevista nell’art. 2428 c.c.;
e) il Consiglio di Amministrazione che intenda non rispettare gli indirizzi contenuti nel budget e nel piano industriale adotta apposita motivata delibera e la trasmette senza indugio ai soci.
2. Gli obiettivi di attività ordinaria sui servizi pubblici locali affidati alle società devono essere puntualmente definiti nel contratto di servizio in termini di indicatori di attività e di risultato. Nel contratto di servizio deve essere prevista anche la verifica periodica degli indicatori e la predisposizione della carta dei servizi.
3. Il modello di governance è rivolto alle società a capitale interamente pubblico ed a quelle controllate dal Comune di Jesi. Il modello è proposto anche alle società o enti nei quali il Comune abbia una significativa partecipazione e la sua sostanziale accettazione da parte degli altri soci costituisce elemento preferenziale nelle scelte di partecipazione.

Art. 5
Struttura di governance

1. La struttura di governance si articola su tre principali livelli organizzativi: il livello strategico, il vertice gestionale ed i servizi operativi.
2. Il livello strategico, con ruolo sia di controllo che propositivo, è costituito da un Comitato per la governance composto da:
a) Sindaco (che convoca e presiede il Comitato)
b) Assessore delegato;
c) Direttore Generale;
d) Dirigente Servizi Finanziari;

Vengono sottoposti al Comitato per la governance:

  • Analisi mission delle società e enti partecipati;
  • Individuazione del modello di governance per le società e enti partecipati;
  • Individuazione azioni straordinarie (liquidazione, fusione, accordi);
  • Valutazione di carattere strategico sulle risultanze dell’attività di monitoraggio;
  • Individuazione ed esame proposte di modalità di gestione dei servizi pubblici.

3. Il vertice gestionale rappresenta il secondo livello organizzativo ed è svolto da un’apposita UOC Società Partecipate. Spettano al suddetto ufficio, con la collaborazione dell’UOC Sviluppo Organizzativo e Controllo Strategico, tutte le attività inerenti:
a) Esame ed istruttoria per l’approvazione degli Statuti delle Società partecipate e dei patti parasociali;
b) Deleghe agli amministratori;
c) Codice di autodisciplina per gli amministratori;
d) Strumenti di controllo dei documenti di programmazione (Budget, Piani industriali) e rendicontazione (bilancio d’esercizio, bilanci sociali) – c.d. controllo efficienza ed economicità;

4. Il terzo livello organizzativo è incardinato nei servizi operativi, con funzioni di controllo specifico dell’efficacia che riguardano la dimensione delle partecipazioni più vicine ai cittadini (contratti di servizio, carta dei servizi, customer satisfaction), rappresentati dai vari Servizi dell’ente competenti per materia, specificato nell’Allegato 2. In particolare spettano ai singoli Servizi i seguenti controlli:

a) Contratti di Servizio

  • analisi delle clausole definitrici dei rapporti contrattuali fra ente locale ed ente gestore;
  • individuazione e condivisione di possibili indicatori che consentano il monitoraggio delle clausole stesse;
  • verifica periodica.

b) Carta dei Servizi

  • analisi degli impegni assunti dall’Amministrazione e dall’Ente gestore nei confronti dei cittadini;
  • indicazione o condivisione di possibili indicatori che consentano il monitoraggio gli impegni stessi;
  • verifica periodica.

c) Customer satisfaction

  • indagine sulla soddisfazione del cittadino utente del servizio.

5. In base al vigente Regolamento di Organizzazione ed in analogia con i servizi appaltati all’esterno, tra le attività di indirizzo e controllo sono comprese anche:

  • la predisposizione e la modifica dei contratti di servizio con le società controllate;
  • la predisposizione degli atti propedeutici alla sottoscrizione e modifica del contratto di servizio (delibere e determine);
  • la verifica dello svolgimento del servizio in base agli indicatori previsti nel contratto di servizio.


Art. 6
Indirizzi programmatici ed esercizio delle funzioni di controllo nei confronti delle società e degli enti partecipati.

1. Il Comune definisce gli indirizzi programmatici per l’attività di società ed enti partecipati nel Piano Generale di Sviluppo. Per le società e gli enti controllati, tali indirizzi programmatici sono ripresi nel budget annuale o nel Piano industriale pluriennale, se adottato. Per gli altri organismi partecipati, tali indirizzi programmatici costituiscono per i rappresentanti del comune, la base di negoziazione nella definizione dei rispettivi programmi all’interno degli organi sociali.
2. Il Consiglio Comunale esprime le proprie funzioni di indirizzo mediante l’approvazione dei seguenti atti ritenuti fondamentali per l’attività delle società e degli enti partecipati:
(i) approvazione delle azioni strategiche riferite all’attività degli enti e delle società partecipate (da valere come indirizzi); (ii) approvazione dei bilanci comunali comprendenti le risultanze economiche degli enti e delle società partecipate;
(iii) approvazione degli atti di partecipazione a società di capitali e di amministrazione straordinarie
degli enti e società partecipate (modifiche statutarie, interventi sul capitale sociale, conferimenti patrimoniali), anche attraverso gli atti di partecipazione alle assemblee straordinarie delle società definendone i relativi indirizzi;
(iv) affidamento diretto di beni e servizi a società in house providing;
(v) approvazione degli indirizzi per le nomine da parte del sindaco, ai sensi dell’art. 42, comma 2, lettera m) del T.U.E.L.;
(vi) esercizio in via generale delle funzioni di controllo politico-amministrativo.
3. La Giunta Comunale interviene in ausilio e supporto del Sindaco, ogni qual volta il Sindaco o l’Assessore delegato lo ritenga necessario su ogni questione attinente i rapporti fra il Comune e gli enti o società partecipate. In particolare: (i) propone al Consiglio Comunale l’adozione di delibere di competenza consiliare; (ii) nell’ambito del Piano Esecutivo di Gestione, definisce il Piano degli obiettivi per le società partecipate; (iii) approva la partecipazione alle Assemblee ordinarie degli enti e delle società partecipate, definendone i relativi indirizzi.
4. Il Sindaco, nella sua qualità di legale rappresentante del Comune: (i) partecipa all’assemblea degli enti e delle società partecipate ed esprime il proprio voto sulla base degli indirizzi formulati dal Consiglio Comunale o dalla Giunta, a secondo della competenza; (ii) partecipa alle riunioni delle assemblee di sindacato o dei comitati di coordinamento previsti dai patti di sindacato o dalle convenzioni approvate dal consiglio comunale; (iii) nomina o designa con proprio decreto gli amministratori e i componenti del collegio sindacale per i quali lo statuto degli enti o delle società partecipate prevede tale facoltà, anche ai sensi degli artt- 2449 e 2450 cc. Nell’esercizio di tali poteri il sindaco si attiene agli indirizzi del consiglio comunale, ai sensi dell’art. 42, comma 2, lettera m) del TUEL.

Art. 7
Codice di comportamento dei rappresentanti del Comune negli organi di amministrazione

1. Il codice di comportamento riportato nell’allegato n. 1, definisce i flussi informativi che devono intercorrere tra i rappresentanti del Comune negli organi sociali e il socio Comune.

Art. 8
Struttura degli organi di amministrazione e codice di comportamento

1. Salvo casi particolari, l’amministrazione di società ed enti partecipati è affidata ad un consiglio di amministrazione. La composizione del consiglio di amministrazione tiene conto dei seguenti criteri:
a) presenza di amministratori esecutivi (presidente, amministratori delegati, amministratori che ricoprono funzioni direttive nella società) e amministratori non esecutivi;
b) il numero degli amministratori non esecutivi deve essere tale da garantire che il loro giudizio possa avere un peso significativo nell’assunzione delle decisioni consiliari.
2. La nomina di un amministratore unico, ove prevista dallo statuto sociale, può essere correlata a situazioni particolari o contingenti dell’organismo, quali: situazione di emergenza economica e finanziaria, esigenza di affrontare momenti di rilevante trasformazione societaria, sulla base di indirizzi strategici dell’ente controllante o del gruppo pubblico di controllo, minore complessità o dimensione dell’attività sociale.
3. I modelli di organizzazione e di gestione delle società e degli enti soggetti alla disciplina del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 (disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica) è sempre opportuno che siano adottati sulla base dei codici di comportamento redatti ai sensi dell’art. 6 della predetta disciplina.
4. Il Presidente del Consiglio di Amministrazione convoca le riunioni del consiglio e si adopera affinché ai membri del consiglio siano fornite, con ragionevole anticipo rispetto alla data della riunione, la documentazione e le informazioni necessarie per permettere al consiglio stesso di esprimersi con consapevolezza sulle materie sottoposte al suo esame ed approvazione.
5. Allorché il consiglio, ai fini di una gestione efficace ed efficiente della società, abbia conferito deleghe a taluni amministratori, il consiglio stesso, nella relazione sulla gestione, fornisce ai soci adeguata informativa in merito alle ragioni di tale scelta organizzativa.
6. E’ sempre opportuno evitare la concentrazione di cariche sociali in una sola persona.
7. Gli amministratori sono tenuti a conoscere i compiti e le responsabilità inerenti alla carica. Il presidente del consiglio di amministrazione cura che gli amministratori partecipino ad iniziative volte ad accrescere la loro conoscenza della realtà e delle dinamiche aziendali, avuto anche riguardo al quadro normativo di riferimento, affinché essi possano svolgere efficacemente il loro ruolo.
8. Gli amministratori ed i sindaci sono tenuti a mantenere riservati i documenti e le informazioni acquisiti nello svolgimento dei loro compiti e a rispettare la procedura adottata per la gestione interna e la comunicazione all’esterno di tali documenti.
9. Il consiglio di amministrazione adotta idoneo sistema di controllo interno ispirato ai principi fondamentali del codice di autodisciplina della borsa italiana ed incarica un amministratore esecutivo di sovrintendere alla sua funzionalità.
10. Il consiglio di amministrazione adotta misure volte ad assicurare che le operazioni nelle quali un
amministratore sia portatore di un interesse per conto proprio o di terzi e quelle poste in essere con parti correlate vengano compiute in modo trasparente e rispettando i criteri di correttezza sostanziale e procedurale al fine di evitare i possibili conflitti di interesse.

Art. 9
Disposizioni finali.

1. Le prescrizioni e le direttive contenute nel presente codice costituiscono indirizzi cui sono tenuti ad uniformarsi gli organi comunali negli atti deliberativi aventi contenuti afferenti alla partecipazione del Comune in società o enti partecipati; ogni scostamento rispetto a tali indirizzi è motivato con riferimento alle ragioni specifiche che inducono ad assumere comportamenti difformi. Essi costituiscono altresì gli indirizzi cui devono attenersi i rappresentanti del comune sia a livello politico, sia a livello gestionale, nella negoziazione in ogni sede degli istituti che disciplinano o regolano l’attività delle società e degli enti partecipati.

Allegato n. 1
Codice di comportamento dei rappresentanti del Comune di Jesi nominati o designati in società, enti o istituzioni soggette a controllo

1. All’atto della nomina o designazione presso enti, aziende autonome anche consortili, società partecipate o istituzioni, i soggetti nominati o designati devono dichiarare di aver preso visione del presente codice di comportamento e di accettarne il contenuto.

2. Gli stessi si impegnano formalmente al rispetto degli indirizzi programmatici stabiliti nel Piano Generale di Sviluppo e nel Piano degli Obiettivi.

3. I rappresentanti del Comune nell’organo amministrativo di ciascun ente, azienda anche consortile, istituzione e società partecipati dal Comune, sono tenuti all’osservanza dei seguenti adempimenti, nel rispetto di quanto previsto dalle leggi di riferimento:
a. ad intervenire, se richiesti, alle sedute del Comitato per la Governance ed a produrre l’eventuale documentazione richiesta, ivi compresi i verbali delle assemblee e dei consigli di amministrazione;
l’impossibilità ad intervenire dovrà essere comunicata con tempestività;
b. a trasmettere all’UOC Società Partecipate l’ordine del giorno dell’assemblea ordinaria e straordinaria, con i relativi allegati e i verbali delle sedute assembleari svolte;
c. a fornire all’UOC Società Partecipate tempestiva informazione circa le eventuali operazioni non compatibili con gli obiettivi programmatici stabiliti dal Comune, gli eventuali scostamenti rilevanti (+/- 10%) rispetto al budget approvato dall’Assemblea (se adottato) e la presenza di gravi situazioni economiche e finanziarie nella gestione aziendale;
d. a presentare all’UOC Società Partecipate una relazione informativa annuale sullo stato dell’ente/azienda e sull’attività da essi svolta sulla base degli indirizzi avuti, concordata e sottoscritta da tutti i membri nominati in rappresentanza del Comune.

4. I rappresentanti del Comune negli enti di ambito sono tenuti a fornire, agli uffici comunali competenti per materia, tempestiva informazione circa i piani di ambito e le modifiche degli stessi.

5. I rappresentanti nel Collegio Sindacale sono tenuti a relazionare in qualsiasi momento all’UOC Società Partecipate su procedure ritenute non regolari e su pareri contrari, da loro espressi, sulle iniziative dell’organo amministrativo.

6. Il mancato adempimento degli obblighi previsti dal presente articolo è contestato dal Sindaco ai rappresentanti del Comune e, a seconda della gravità del comportamento tenuto, l’inadempienza può essere considerata motivo per cui è attivabile la revoca.

 

Allegato n. 2
Ripartizione delle competenze per la governance delle principali società controllate dal Comune di Jesi

 

 

Servizi esternalizzati
Soggetto gestore
Servizio che esercita funzioni di indirizzo e controllo
Igiene urbana
(raccolta rifiuti e pulizia strade)
Jesiservizi s.r.l.
Opere Pubbliche
Igiene urbana (ambiente)
Jesiservizi s.r.l.
Urbanistica e Ambiente
Farmacie
Jesiservizi s.r.l.
Finanziario
Mense scolastiche
Jesiservizi s.r.l.
Persona e Famiglia
Lampade votive
Jesiservizi s.r.l.
Persona e Famiglia
Azienda agraria
Arca Felice s.r.l.
Finanziario
Alienazioni patrimonio
Progetto Jesi s.r.l.
Opere Pubbliche

La presente ripartizione è stata approvata dalla Conferenza di Direzione del 25.03.2009 (si veda punto 4 del verbale n° 4/2009)

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