Regolamento del servizio di "Provveditorato ed Economato"

 

  • Approvato con deliberazione di Consiglio Comunale n.160 del 29/10/2020

TITOLO I - ORDINAMENTO GENERALE ED ATTRIBUZIONI

ART. 1
Oggetto  del regolamento

1. Il presente regolamento disciplina le funzioni specifiche del servizio economato, istituito ai sensi dell’art.153, comma 7, del D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267  ed in conformità ai principi contabili, ne definisce le attribuzioni e le modalità per il loro espletamento, in conformità alle disposizioni di legge vigenti.

2. Il presente regolamento disciplina, altresì, il servizio di cassa economale per il pagamento di spese minute ed urgenti per le quali, non essendo possibile esperire le procedure ordinarie, si deve provvedere immediatamente entro i limiti e con le modalità di cui al presente regolamento.

3. Per quanto non previsto nel presente regolamento si applicano le disposizioni di legge vigenti nonché le disposizioni contenute nel regolamento di contabilità.

ART. 2
Attribuzioni generali ed esclusive

L’ufficio Provveditorato-Economato ha competenza generale per gli approvvigionamenti, le forniture, la gestione, la manutenzione, la conservazione e gli inventari dei beni mobili, d'uso e di consumo, necessari per il funzionamento di tutti i servizi comunali e per l'espletamento delle funzioni dagli stessi organizzate, esclusi i servizi per i quali apposite speciali norme autorizzano l'autonoma effettuazione di particolari specifiche provviste.
Gli altri servizi comunali dotati di autonomia per particolari forniture hanno l'obbligo di osservare tutte le modalità stabilite dal presente regolamento e sono tenuti, per tali forniture, agli adempimenti previsti dalle leggi vigenti e dai regolamenti comunali. 

ART. 3
Attribuzioni specifiche
 
Le attribuzioni dell’ufficio Provveditorato-Economato prevedono:

  • la provvista, gestione, manutenzione, riparazione e conservazione dei beni mobili, arredi, macchine ed attrezzature diverse, strumenti tecnici, autoveicoli, beni e materiali diversi per la dotazione di tutti gli uffici comunali e delle scuole per le quali il Comune è tenuto a provvedere;
  • l'adozione dei provvedimenti necessari per assicurare costantemente la razionale fornitura e la distribuzione di quanto sopra in relazione alle esigenze complessive dell'organizzazione del Comune ed in rapporto ai programmi ed agli obiettivi dell'Amministrazione;
  • la provvista e la distribuzione dei beni d'uso corrente, di consumo e di ricambio degli stampati, carta e cancelleria, degli oggetti e materiali vari necessari per il funzionamento degli uffici comunali;
  • la fornitura degli arredi e dei servizi di facchinaggio per l’allestimento delle scuole;
  • l'organizzazione e la gestione dei magazzini economali;
  • la gestione dell'autofficina comunale e del relativo parco automezzi, ivi compresi gli adempimenti normativi in merito alla tenuta dei registri obbligatori per legge;
  • la gestione e l’approvvigionamento dei carburanti per gli automezzi dell’ente;
  • la gestione delle polizze assicurative dell'Ente, con le connesse richieste di risarcimento danni;
  • la gestione dei sinistri attivi e passivi;
  • la fornitura del vestiario al personale avente diritto;
  • la gestione dei contratti di telefonia fissa e mobile ed i servizi di connettività;
  • l'organizzazione e la gestione dei servizi di pulizia dei locali;
  • l’acquisto dei buoni pasto;
  • la gestione del servizio trasporto e facchinaggio;
  • la gestione e la conservazione nei magazzini economali dei beni mobili;
  • gli adempimenti connessi a prestazioni e servizi per l'allestimento di convegni, congressi, riunioni, mostre ed altre manifestazioni organizzate dal Comune od alle quali lo stesso partecipa;
  • la dismissione o l'alienazione dei materiali dichiarati fuori uso;
  • la gestione del servizio cassa economale, disciplinato dalle norme del presente regolamento;
  • l'acquisto dei libri, riviste, giornali e pubblicazioni e gli abbonamenti a quotidiani e periodici;
  • il pagamento di spese postali minute ed urgenti;
  • l'acquisto, la custodia e la distribuzione dei valori bollati;
  • la tenuta e l'aggiornamento degli inventari dei beni mobili del Comune ed il controllo della loro conservazione da parte dei consegnatari;il controllo, la predisposizione e l'esecuzione delle rendicontazioni periodiche e di quant'altro necessario per il corretto funzionamento del servizio di cassa. 

ART. 4
Organizzazione degli approvvigionamenti

Le richieste di fornitura sono firmate dal dirigente di ogni Area o suo delegato. Nella richiesta è indicato il Servizio o l’Ufficio al quale il materiale è destinato. Effettuate le verifiche necessarie, nonché la disponibilità delle risorse finanziarie, la fornitura viene registrata in carico al servizio richiedente.
In caso  di impossibilità di esecuzione della fornitura o per indisponibilità delle risorse rispetto alle richieste, il Dirigente dell’Area Risorse Finanziarie segnala tale circostanza al Dirigente dell’Area richiedente.
Le forniture di carattere straordinario debbono essere opportunamente motivate dai servizi richiedenti e segnalate all'Ufficio Provveditorato Economato che provvederà a predisporre gli atti necessari per adempiere al fabbisogno, compatibilmente con i vincoli di bilancio.

TITOLO II - SERVIZIO DI CASSA ECONOMALE

ART. 5
Organizzazione del servizio di cassa
Il servizio di cassa economale provvede alla riscossione delle entrate ed al pagamento delle spese indicate nel presente regolamento.
L'ente provvede ad assicurare le somme depositate presso l’ufficio Provveditorato Economato ed i valori custoditi contro i rischi di furto, incendio e connessi.
L'ente provvede inoltre all’installazione delle attrezzature e dei sistemi di sicurezza necessari per la conservazione dei fondi e valori presso l'ufficio e per i locali nei quali i dipendenti preposti svolgono il servizio di cassa.
Sono nominati agenti contabili gli incaricati di operare presso la cassa economale, ai quali sono attribuite, per i rischi del servizio di cassa, le indennità per il maneggio valori, determinate, tenendo conto delle disposizioni vigenti in materia. 
Il servizio di cassa economale provvede alla riscossione delle entrate derivanti:
- dai corrispettivi derivanti da prestazioni che, per la loro natura, non consentono l'organizzazione di una procedura di riscossione presso la Tesoreria Comunale;
- da depositi in conto terzi per depositi cauzionali;
- da introiti vari occasionali e non previsti, per i quali l’ufficio Ragioneria ritiene sussista la necessità di immediato incasso o non sia possibile il diretto versamento presso la Tesoreria Comunale.
Le somme introitate sono conservate nella cassaforte della cassa economale e versate alla Tesoreria Comunale.
A cadenza mensile sono trasmesse all’ufficio Ragioneria il totale delle entrate e delle riscossioni effettuate nel mese precedente.
 
ART. 6
Anticipazione ordinaria - Pagamento di spese minute ed urgenti

Il servizio di cassa economale è autorizzato a provvedere al pagamento delle minute spese quando lo stesso deve avvenire immediatamente, in relazione alle esigenze di funzionamento dei vari uffici comunali.
Il limite per il pagamento di ciascuna fornitura o prestazione è di euro 300,00 (trecento) IVA compresa. Il suddetto limite potrà essere superato, nel rispetto delle norme antiriciclaggio, per le anticipazioni e rimborsi di missioni e trasferte, in caso di situazioni contingibili ed urgenti che non possono essere rinviate senza recare danno al Comune e per casi particolari, quando l'unica modalità di pagamento possibile sia per contanti.

Per spese minute ed urgenti si intendono le spese aventi natura episodica, necessarie ed urgenti, di piccola entità, imprevedibili, non preventivabili ovvero non di agevole programmabilità ed in generale le spese improcrastinabili necessarie a scongiurare un danno all'Ente e che presuppongono, per la peculiarità della prestazione, il pagamento in contanti.

Nessuna richiesta di fornitura o di servizio può essere artificiosamente frazionata allo scopo di far rientrare la spesa entro i suddetti limiti.

Per far fronte ai pagamenti a mezzo cassa si provvede mediante l'emissione da parte dell’ufficio Ragioneria di mandati di anticipazione ordinaria a favore della cassa economale. L'importo della quota di anticipazione viene determinato in euro 15.000,00 (quindicimila), elevabile in base agli effettivi fabbisogni e delle disponibilità.

L’addetto alla cassa economale può utilizzare l’anticipazione ricevuta esclusivamente per le spese minute (entri i suddetti limiti) necessarie a far fronte ad esigenze di  immediatezza ed urgenza non compatibili con le tempistiche delle procedure di affidamento ordinarie quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

  1. spese per spedizioni e per contrassegni;
  2. spese per l’acquisto di stampati, modulistica e cancelleria urgenti, ove non presenti in magazzino;
  3. spese di trasporto e spedizione di materiali e servizi di facchinaggio;
  4. spese per piccole riparazioni e manutenzioni di veicoli, fabbricati, impianti, macchine e attrezzature;
  5. spese per l’acquisto di giornali e quotidiani;
  6. spese per l’acquisto di carburante dei veicoli in caso di smarrimento o temporanea impossibilità di utilizzo della relativa carta elettronica di rifornimento;
  7. spesa per l’acquisto urgente di singoli capi di vestiario, ove la dotazione assegnata abbia subito un improvviso ed irreparabile deterioramento e/o danneggiamento;
  8. spese  per  trasferte  e  missioni  (parcheggio,  viaggio,  pernottamento  e  pasti)  degli amministratori e dei dipendenti;
  9. spese per l’acquisto urgente di materiale igienico sanitario e di pulizia, ove non presenti in magazzino;
  10. spese contrattuali di varia natura;
  11. pese per fotocopie e simili;
  12. spese per procedure esecutive e notifiche;
  13. ogni  altra  spesa  minuta  ed  urgente  necessaria a  far  fronte  con  immediatezza alle  esigenze  di funzionamento degli uffici.

Qualsiasi pagamento mediante cassa economale dovrà avvenire sulla base di "ordini di pagamento" redatti dal servizio richiedente e corredati dalla documentazione giustificativa fiscalmente adeguata. Per i suddetti pagamenti la documentazione giustificativa può essere rappresentata dallo scontrino fiscale con allegata attestazione, da parte del servizio richiedente, della natura e della quantità dei beni ceduti o dei servizi prestati.  

Presso l’Istituto di Credito che gestisce la Tesoreria comunale è istituito apposito conto corrente per la gestione di cassa. In esso confluiscono le anticipazioni, i mandati emessi dal Servizio Finanziario a reintegro delle spese minute e urgenti e di quelle di missione o trasferta. Sul conto corrente può operare l’addetto alla cassa economale e gli eventuali sostituti. 

Il Servizio di Economato effettua i pagamenti in una delle seguenti forme.

  • in contanti;
  • con bonifico bancario on line nei limiti previsti dalla normativa nazionale in materia di antiriciclaggio. 
  • L’addetto alla cassa economale, prima di effettuare ogni singola spesa ed emettere il regolare buono economale, dovrà accertare che la stessa trovi copertura nella disponibilità risultante dall’intervento di spesa relativo al servizio richiesto. 

La gestione di cassa economale deve attenersi alle disposizioni introdotte dalla L. 190/2014, art.1, co. 629 lett.b). Sono quindi gestibili tramite cassa, le sole operazioni certificate dal fornitore mediante:

  1. il rilascio della ricevuta fiscale (art. 8 L.249/1976);
  2. il rilascio dello scontrino fiscale (L. 18/1983);
  3. il rilascio dello scontrino non fiscale per i soggetti che si avvalgano della trasmissione telematica dei corrispettivi (art. 1, co, 429 L.311/2004);
  4. altre modalità di certificazione qualora non sia possibile allegare alcun documento avente rilevanza fiscale

ART. 7
Rendiconto dell'anticipazione ordinaria
 
A cadenza almeno trimestrale, l’addetto alla cassa economale deve presentare il rendiconto delle spese effettuate distinte per capitoli di bilancio al fine di ottenere il rimborso.
I rendiconti corredati di tutta la documentazione giustificativa, sono presentati al Dirigente dell’Area Risorse Finanziarie o alla PO delegata che, dopo averli verificati, li approva con apposito atto. Con tale atto l’ufficio Ragioneria emette mandati a favore della cassa economale per il reintegro della quota di anticipazione ordinaria.
Al termine dell'anno, con procedura di rendicontazione contabile, l’addetto alla cassa economale chiude l'esercizio comunicando all'ufficio Ragioneria le economie verificatesi sui vari capitoli di bilancio ricompresi nell'anticipazione ordinaria, per la quale l'Ufficio Ragioneria emette reversale sul corrispondente capitolo di Entrata. All’inizio dell’esercizio successivo, lo stesso ufficio Ragioneria provvede all'assegnazione alla cassa economale della nuova anticipazione ordinaria mediante emissione di apposito mandato di pagamento al corrispondente capitolo di Uscita.

ART. 8
Contabilità di cassa

Il pagamento delle spese da parte dell’addetto alla cassa economale con i fondi ricevuti in anticipazione, è ordinato mediante “buoni economali di cassa” datati e numerati progressivamente e gestiti mediante procedure informatizzate.
Con l’emissione del buono economale di cassa si costituisce liquidazione di spesa sugli stanziamenti dei capitoli interessati.
I dipendenti addetti alla cassa economale hanno l'obbligo di tenere, mediante procedure informatizzate, le seguenti scritture contabili:
- un registro prima nota in cui vengono registrate giornalmente e separatamente le entrate e le uscite;
- un giornale di cassa nel quale vengono registrate, cronologicamente ed in apposite colonne, tutte le somme incassate, quelle pagate ed il saldo generale di cassa.

ART. 9
Anticipazione per missioni e trasferte
 
Per le missioni e trasferte di amministratori e dipendenti che comportano spese di particolare rilevanza, nel provvedimento di autorizzazione può essere disposta l'erogazione agli interessati di una anticipazione mediante cassa economale.
L'interessato ha l'obbligo di rimettere la rendicontazione della trasferta corredata dalla documentazione comprovante le spese entro tre giorni dal rientro dalla missione e di versare alla cassa economale, nello stesso termine, i fondi eventualmente non utilizzati.
Ove l'interessato non vi provveda, l’ufficio Economato segnala l'inadempienza all'Ufficio Personale il quale, in sede di pagamento delle indennità di carica e di presenza o delle retribuzioni, dispone il recupero dell'anticipazione a favore dell’ufficio  Economato.
L’Ufficio Ragioneria successivamente, emette mandato di pagamento a favore dell’ufficio Economato per il rimborso delle somme anticipate per missioni e trasferte.  

ART. 10
Responsabilità e controlli

Gli Agenti Contabili addetti alla cassa economale sono personalmente responsabili delle somme ricevute in consegna fino a quando non ne abbiano ottenuto legale discarico.
Essi sono soggetti agli obblighi imposti ai depositari dalle leggi civili e sono personalmente responsabili della regolarità dei pagamenti.
Verifiche della cassa economale possono essere effettuate in qualsiasi momento per iniziativa del Dirigente dell’Area Risorse Finanziarie o dei Revisori dei Conti. 
Entro il 30 gennaio di ogni anno gli agenti contabili rendono il conto della propria gestione dell’Ente ai sensi dell’art. 233 del D. Lgs. 267/2000. 

ART. 11
Tracciabilità dei flussi finanziari

In attuazione di quanto previsto dall’art. 3 della legge 13 agosto 2010, n. 136, è vietato l’utilizzo delle somme oggetto di anticipazione per il pagamento di spese derivanti da contratti, per le quali devono essere eseguite le ordinarie procedure di spesa previste dal Codice dei Contratti Pubblici.
I pagamenti disposti con la cassa economale (sia per cassa che con bonifico) non soggiacciono alle norme previste dalla legge n.136/2010 inerenti alla cosiddetta tracciabilità dei flussi finanziari secondo quanto previsto dalle Circolari AVCP n.8/2010, n. 10/2010 e n. 4/2011 integrate dalla Delibera n. 556 del 31 Maggio 2017dell’ANAC e dalla normativa sul DURC trattandosi di spese che, per le loro caratteristiche, si collocano al di fuori di un rapporto contrattuale.
Le spese economali restano escluse dalla richiesta di CIG e CUP (AVCP n.8/2010 e n.
4/2011) e dalla richiesta di DURC (FAQ dell’AVCP aggiornati al 4/12/2012).
Per le spese economali, in relazione al loro carattere di urgenza, indifferibilità ed imprevedibilità, non è obbligatorio il ricorso alla procedura del MEPA o di altre procedure telematiche.

TITOLO III - GESTIONE DEI MAGAZZINI ECONOMALI

ART. 12
Magazzini economali

La conservazione e la distribuzione dei materiali approvvigionati dall’ufficio economato avviene mediante la costituzione di appositi magazzini economali posti sotto la direzione del responsabile dell’ufficio economato, il quale è responsabile della gestione dei materiali depositati e della loro buona conservazione.
Il responsabile dell’ufficio economato, avvalendosi dell’ausilio del personale assegnato all’ufficio, cura la presa in consegna dei materiali, effettua le opportune verifiche quantitative e qualitative e provvede alla loro ordinata disposizione, al fine di provvedere con facilità alla loro movimentazione e controllo, anche attraverso specifici programmi informatici.
 
ART. 13
Materiali fuori uso
Almeno una volta all’anno il responsabile dell’ufficio economato provvede all’individuazione dei materiali inutilizzabili ovvero non più suscettibili di un’economica riparazione, nonché dei beni di consumo obsoleti ed inservibili.

TITOLO IV - FORMAZIONE E TENUTA DEGLI INVENTARI

ART. 14
Inventari dei beni mobili

Gli inventari dei beni mobili sono tenuti dall’ufficio economato, con l’osservanza delle disposizioni di legge e di quanto previsto dal vigente Regolamento di Contabilità cui si rinvia.
Il responsabile dell’ufficio economato ha il compito di sovrintendere e curare la formazione, l’aggiornamento e la conservazione degli inventari dei beni mobili del Comune e degli atti ad essi connessi.

TITOLO V - GESTIONE AUTOVEICOLI

ART. 15
Automezzi comunali
 
Gli acquisti di automezzi sono effettuati dall’ufficio Provveditorato Economato, sulla base di una programmazione periodica che tenga conto delle esigenze delle varie Aree e delle disponibilità finanziarie.
Le autovetture e gli altri veicoli di proprietà comunale sono assegnati ai dirigenti delle varie Aree organizzative qualora l’uso del mezzo sia riservato in via esclusiva ad uno specifico  servizio.
L'Ufficio Provveditorato Economato predispone:

  • l'immatricolazione e l'assicurazione del mezzo;
  • il libro macchina;
  • l'apposizione del contrassegno del Comune sulle portiere anteriori del veicolo, salvo casi particolari di esclusione.

Sarà cura del servizio economato gestire gli interventi di manutenzione e riparazione, curare le revisioni periodiche e pagare la tassa di proprietà dei mezzi.

ART. 16
Libro macchina

Per ogni automezzo di proprietà comunale il Servizio Provveditorato Economato rilascerà un libro macchina, affidato al consegnatario responsabile del veicolo, nel quale dovranno essere annotati giornalmente:

  • l'ora di partenza e quella di arrivo;
  • la destinazione con l'indicazione delle esigenze di servizio che lo hanno motivato;
  • i chilometri percorsi;
  • il nome del conducente;
  • Ogni foglio di marcia dovrà essere sottoscritto dal conducente con firma leggibile.

ART. 17
Uso dei veicoli comunali

I mezzi non assegnati ad un servizio specifico sono utilizzati previa prenotazione del mezzo, presso la portineria comunale, da effettuarsi entro il giorno precedente a quello della missione.
In caso di più prenotazioni contestuali dello stesso mezzo, esso viene concesso in base all’ordine cronologico delle prenotazioni o, in subordine, avendo riguardo all’inderogabilità o urgenza della missione.

I soggetti autorizzati alla guida dei veicoli comunali debbono:

  • assicurarsi, prima di partire, che l'autoveicolo sia in perfette condizioni di funzionamento e che sia, inoltre, rifornito di carburante e lubrificante;
  • provvedere, al termine di ciascun utilizzo del mezzo, alla verifica del livello di carburante e, se necessario, al rifornimento, in modo che l’automezzo sia pronto a riprendere servizio in perfetta efficienza e nel più breve termine possibile;
  • rendere immediatamente noto al proprio Dirigente, o PO delegata ogni incidente o  sinistro in cui fossero incorsi durante l’utilizzo dell’autovettura e consegnare copia della denuncia di sinistro all’Ufficio Economato entro due giorni lavorativi dall’evento;
  • evitare guasti e danni dovuti a negligenza od imperizia dei quali saranno ritenuti direttamente responsabili;
  • tenere costantemente aggiornato il "libro macchina".
  • I rifornimenti di carburante sono effettuati mediante l’utilizzo di sistemi informatizzati per ciascun mezzo con PIN personalizzato e pagamento posticipato.

I veicoli comunali sono condotti da personale del Comune, munito di idonea patente di guida. Gli stessi automezzi, qualora siano disponibili in quanto non utilizzati dal personale suddetto, possono anche essere guidati dagli Amministratori dell’Ente, ovvero da personale anche temporaneamente alle dipendenze dell’Ente o da personale assegnato all’Ente nell’ambito di progetti del servizio civile e da volontari nell’ambito di specifiche iniziative, purché provvisti di idonea patente di guida, per adempimenti connessi al servizio o  alla specifica iniziativa.

I veicoli assegnati in dotazione alla Polizia Locale possono essere condotti esclusivamente dagli appartenenti al Corpo, muniti di idonea patente di guida.

ART. 18
Interventi in caso di incidenti

Nel caso di incidenti con danni a veicoli comunali, il conducente redige un rapporto di quanto avvenuto, dei danni a persone o cose del Comune, di terzi, delle responsabilità presunte, con l'indicazione degli estremi delle coperture assicurative dei terzi eventualmente coinvolti, da trasmettere entro due giorni lavorativi all’Ufficio Economato che si attiverà per gli adempimenti previsti dalle condizioni di assicurazione.

ART. 19
Sistema di localizzazione satellitare

I veicoli comunali possono essere dotati di un sistema di localizzazione satellitare esclusivamente al fine di migliorare l'efficienza della flotta automezzi attraverso:

  • la riduzione dei premi annuali delle polizze assicurative
  • l’ottimizzazione dell’utilizzo dei mezzi
  • la riduzione dei tempi di risposta in caso di intervento urgente
  • il monitoraggio del consumo di carburante

L’utilizzo dei sistemi di localizzazione satellitare dovrà garantire il rispetto della privacy dei conducenti, nel rispetto dei provvedimenti emanati in materia dall’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

ART. 20
Responsabilità

Il conducente è direttamente responsabile, anche dal punto di vista disciplinare,  dell'inosservanza delle norme previste nel presente Titolo V. 

TITOLO VI - DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI
 
ART. 21
Disposizioni finali

Con l'entrata in vigore del presente regolamento viene abrogato e cessa di avere efficacia il precedente “Regolamento del servizio Provveditorato ed Economato”, approvato con deliberazione del Consiglio Comunale n.11 del 5 febbraio 2010.

Per quanto non previsto nel presente regolamento si applicano le norme contenute nel vigente regolamento di contabilità, nonché le norme di legge.

Regolamento del servizio di "Provveditorato ed Economato"

Questo sito utilizza cookie tecnici, analytics e di terze parti.
Proseguendo nella navigazione accetti l’utilizzo dei cookie.

Privacy policy